Avez-vous déjà entendu parler du principe de Pareto, parfois appelé la loi de Pareto ? Il se décrit comme la règle des 80/20, selon laquelle 20 pour cent d’une activité fournissent toujours 80 pour cent des résultats. Devenu populaire à la fin des années ’40, ce principe est encore pertinent de nos jours. Il peut facilement s’appliquer avec succès à diverses situations, y compris à la gestion du temps.
En gestion du temps, la règle des 80/20 est précieuse, car elle rappelle quotidiennement aux gens de consacrer leur temps et leur énergie aux 20 pour cent de leur travail qui importent vraiment. En retour, ces 20 pour cent peuvent produire 80 pour cent des résultats requis.
Si vous maîtrisez cette règle et si vous l’intégrez à votre travail, elle pourrait s’avérer un excellent outil pour vous aider à rester organisé et efficace, surtout si les échéanciers exercent sur vous une grande pression. Ce qu’il faut comprendre, c’est que la gestion du temps est avant tout une question de gestion personnelle. Il s’agit d’apprendre à bien investir le temps dont vous disposez, c’est-à-dire comment vous planifiez, placez par priorité, déléguez et organisez vos activités quotidiennes.
Il existe plusieurs outils et techniques pour vous aider à intégrer dans votre quotidien la règle des 80/20. Cependant, afin de savoir comment les utiliser, il est important de reconnaître, de comprendre et de surmonter quelques-uns des mythes habituels que nous adoptons parfois pour justifier notre performance et notre rendement.
Mythe n°1 « Je travaille beaucoup mieux sous pression ; c’est pourquoi je suis souvent à la dernière minute. » Certaines personnes sont convaincues que la pression stimule leur créativité et leur productivité. En réalité, personne ne travaille mieux sous pression et la procrastination ne peut qu’aggraver les choses. Plus vous reportez une tâche, plus l’espace de temps alloué pour bien la faire rétrécit et plus la tâche devient désagréable.
Essayez plutôt de morceler les grands projets afin de les rendre plus faciles à gérer. Ensuite, consacrez de courtes périodes de temps à chacune de ces activités. En plus de rendre votre projet moins intimidant, cette façon de faire vous aidera à surmonter la réticence que vous aviez à l’égard de votre projet et rendra votre objectif plus tangible.
Mythe n°2
« J’effectue deux fois plus de travail lorsque je mène plusieurs tâches de front. » Si vous menez plusieurs tâches de front, soyez prudent. S’il peut s’avérer nécessaire et parfois primordial de mener de front plusieurs tâches, il pourrait vous arriver de perdre rapidement le contrôle et d’être incapable de réaliser efficacement une seule d’entre elles. Lorsque vous menez deux tâches de front, des recherches ont permis de constater que les résultats sont moins bons que si vous n’en accomplissiez qu’une seule. En plus de perdre du temps à aller de l’une à l’autre, la vitesse à laquelle vous exécutez chacune des tâches diminue.
Ce qu’il faut retenir, c’est que le cerveau humain n’est pas programmé pour bien faire deux choses à la fois. Et, pour plusieurs personnes, le multitâche ne peut qu’entraîner qu’un désordre dans leur espace de travail et des projets à demi terminés. Essayez de vous réserver le temps nécessaire à la réalisation de chacune de vos tâches et consacrez-vous à une seule tâche à la fois. Si l’une d’entre elles exige plus de temps, replacez votre cerveau à zéro en prenant toutes les heures ou presque une pause de cinq à dix minutes.
Mythe n°3 « Je n’ai pas le temps de m’organiser. » En réalité, vous êtes trop occupé pour ne pas prendre le temps de vous organiser : pour que votre emploi du temps soit vraiment inefficace, il suffit de vous entourer de désordre et de désorganisation. En fait, un travailleur perd en moyenne une heure par jour à essayer de retrouver des renseignements ou du matériel. En plus de représenter un gaspillage de temps et d’énergie, le désordre ne peut qu’entraîner des distractions, de la frustration et un stress inutile.
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